Így éld túl vezetőként az év végét: stressz, határok és igazságos munkamegosztás a karácsonyi káoszban
„Legyen már év vége!!!” – hangzik el sokak szájából ilyentájt.
A december szinte minden szervezetben ugyanarról szól: fáradt kollégákról, túl sok feladatról, stresszről – és arról, hogy még „valahogy” zárjuk le az évet.
Vezetőként ilyenkor könnyű két szerep között őrlődni. Egyrészt fontos, hogy legyen kész a munka, másrészt a csapatod érdekeit és energiaszintjét is igyekszel szem előtt tartani.
A december nem a nagy víziók, új célok és világmegváltás hónapja.
Inkább az egyértelmű döntések, határok és a támogató, egymásra figyelő működés hónapja.
Ebben a cikkben arról írok, hogyan tudsz vezetőként ebben a feszültséggel teli időszakban „normális” maradni. Illetve hogyan tudod a munkatársaidnak is megteremteni azt a keretet, amiben túlélés helyett erősödik a csapatszellem és egymás támogatása.
Miért nehéz hónap a december vezetőként?
A „decemberi káosz” nem egy érzet – ez egy viszonylag könnyen előre jelezhető működés:
- A csapat fáradt.
Év végi hajrá, megfogyatkozott energiatartalékok, több beteg, több hiányzás. A betegségek miatt emelkedik helyettesítések mennyisége, ami a meglévő feladatokhoz adódik hozzá, tovább növelve a stresszt.
A fáradt, kimerült ember ingerültebb, lassabb, kevésbé rugalmas.
- A „motiváló” határidő.
A projekt határideje sajnos nem tolódik a fáradtság miatt. Hiába esik kint az eső és undi az idő, sötét van már délután háromkor, a határidő eljön és ennek a feszültsége legtöbbször a vezető vállát nyomja.
- A karácsony sokszor pihenés és töltődés helyett, inkább más típusú stressz.
Gyerekprogramok, családi elvárások, vásárlás, határidők és feladatok otthon is. Ez önmagában megérne egy külön blogbejegyzést, ha hozzávesszük azt, hogy „jól akarod csinálni” a karácsonyi ünnepeket is.
Minden adott ahhoz, hogy ez legyen az év legfeszültebb időszaka.
Ezért különösen fontos miként vagy jelen vezetőként ezekben a helyzetekben.
Hogyan csinálja ezt egy jó vezető?
Mindig hangsúlyos a vezetői példamutatás, stresszes – vagy krízis – helyzetekben viszont extrán érdemes figyelni arra, hogy miként viselkedsz, kommunikálsz, reagálsz.
Ha te feszült és ingerlékeny vagy, átragad a csapatra. Ha jó a kedved és tudod, hogy megoldjátok a helyzeteket – mint ahogy már máskor is tettétek – nyugodtabb lesz a csapat és könnyebben éritek el az évből hátralévő célokat.
Mit tegyél?
- Tartsd szem előtt a leterheltséget.
Jófejségből ne vállalj el minden feladatot, amikor már a csapatod így is az utolsókat rúgja. Húzd meg a határokat, hogy mi az, amit még mindenképp idén el kell végezni és mi az, ami nem baj, ha átcsúszik januárra. Figyelj a saját leterheltségedre is, vedd észre magadon mire folyik el a legtöbb energiád.
- Lehetsz kedves, de ez ne azt jelentse, hogy a kollégáid helyett dolgozol.
Ne húzd magadra a kollégáid feladatainak és elakadásainak a megoldását. Ha a felmerülő problémáknál visszaveszed a feladatot, mondván majd te gyorsabban megoldod, karácsonyi ajándékként a felhatalmazást és a bizalmat rombolod. Pedig nem ez a célod, hanem a támogatás.
Segíts nekik azzal, hogy figyelsz rájuk és átsegíted őket az elakadásaikon. (És csak akkor adsz kész megoldási javaslatot, ha erre van szükségük.)
- A problémák és kérdések mögött vedd észre a valódi szükségletet és kérdést.
A stresszes időszakokban gyakrabban látogatnak meg a kollégáid. Több a konfliktus, a nehézség, az érzelmi teher.
Nem mindig könnyű, de törekedj arra, hogy ne a felszínen oldj meg a helyzetet – csak azért, hogy menjen már ki és végre újra dolgozni tudj – hanem áss mélyebbre, hogy a valódi problémát tudjátok rendezni. Különben újra és újra visszatér hozzád és összességében több idődbe és figyelmedbe kerül majd, mintha elsőre mélységében rendeznéd a helyzetet.
A két ünnep közti munkamegosztás – a tipikus decemberi konfliktus forrása
Sok érzelemmel és sérelemmel járó téma, amit érdemes már az éves szabadságtervezés időszaka alatt kezelni, hogy ne rossz szájízzel menjenek a kollégák szabadságra:
- „A gyereket nem tudom hova tenni.”
- „Tavaly is én voltam bent.”
- „A nyári szünetben is hozzá kellett igazodnom.”
- „Lefoglalt, befizetett nyaralásunk/síelésünk van, nem tudom már átszervezni.”
- „Miért nekem kell áldozatot hoznom, hogy másnak jó legyen?”
Ha ezt a vezető nem kezeli előre, garantált a sértettség.
Így állíts fel tiszta kereteket:
1. Legyen transzparens az elv és az elvárásod: hogyan döntesz? Mi az ami tárgyalható és mi az, ami fix?
Dönthetsz akár ezek alapján:
- rotáció
- önkéntes jelentkezés
- kompetencia/folyamatfüggő beosztás
- szenioritás
- egyéni preferenciák figyelembevétele
Érdemes elmondanod, hogy mettől meddig szükséges a biztosítani a munkavégzést, elegendő-e ha csak 6 órát dolgoznak és nem a szokásos 8-at. Tudnak-e otthonról dolgozni, vagy mindenképp szükséges bemenni. Bármi, ami kedvezőbbé teheti számukra az ünnepek körüli munkavégzést.
Végezetül, aki úgy érzi, hogy „rosszul jár” az év végi időszakban, kapjon lehetőséget az év során máskor választani, ahol ő lesz az, aki „jól jár”.
2. Egyeztess újra időben – ne december 15-én
Nézzétek meg közösen a szabadságtervet november végén, december elején. Elképzelhető, hogy változás történt valakinél, mégsem utazik vidékre, később indul, stb. A felmerülő igényeket amennyire van lehetőség kezeljétek, találjatok egyezményes megoldást.
Számíts arra, hogy ha szépen csendben jóváhagyod folyamatában a beérkező szabadság igényeket, a végén jó eséllyel kiderül, hogy valaki nem így gondolta és megbeszélte, de nem lett átvezetve…szóval feszkó.
3. Tudd, hogy nem mindig tudsz mindenkivel jót tenni.
A vezető feladata nem az, hogy mindenkit boldoggá tegyen. Lehet olyan helyzet, amikor neked kell döntést hoznod, hogy ki megy be dolgozni a két ünnep között, amikor senki sem vállalja, senkinek sem megoldható. Készülj fel erre is!
A te feladatod, hogy a döntés logikus, átlátható és következetes legyen, minden munkavállalónak lehetősége legyen a pihenésre, de emellett biztosított legyen a munkavégzés is (amennyire szükséges).
Ha transzparensen kommunikálod ezeket, az csökkenti az ellenállást és visszaadja számukra – és számodra is – a kontrollérzetet.
Évzáró, karácsonyi party
Van, ahol központi rendezvényen vehetnek részt a munkatársak, van, ahol szervezeti szintű programot tartanak és van olyan is, ahol semmi sincs.
El lehet tízmilliókat is költeni egy rendezvényre és meg lehet csinálni párezer forintból is. Vezetőként lehet, hogy számodra ez egy újabb nyűg, egy megugrandó feladat, ahol figyelni kell az étel-érzékenyekre, a vidékiekre, a családosokra, az egyéni igényekre…tudod, hogy ne legyen se túl korán, se túl későn, elérhető legyen vegán, mindenmentes, tömegközlekedős, autóval parkolós, fűthető meg hűthető, csak ti vagytok és a beszéd is hallatszik.
Ja, jut eszembe beszéd! Ugye ez is egy plusz kihívás, hogy tarts egy év végi összegzést, adj a csapatnak pozitív megerősítést, hogy nehéz volt, de jól csinálták, legyen nosztalgia, ismerkedés, játék, tervezés, nevetés, lazaság, komolyság.
Leírni is sok.
Próbálj ne egy elvárás versenyt csinálni az utolsó napokból. A saját tapasztalatom vezetőként, hogy néha a kevesebb, több.
A kollégák, akik ritkán találkoznak személyesen, ritkán van idejük csak úgy beszélgetni „bármiről” nem biztos, hogy tréningszerű feladatokat szeretnének teljesíteni reggel 9-től délután 16-ig. Ha tudod, vidd el őket ebédelni, vagy csak sütizni egyet és legyél velük vezetőként és emberként is.
Nálunk a legjobb élmények abból kerekedtek, amikor egy kávé és süti mellett mindenki – aki akarta – elmesélte, hogy miként ünnepelnek majd. Kiderült, hogy az egyik kolléganő minden évben énekel a családjával, a másik pedig karácsonyfa vásárlás helyett a bejárati ajtóra rajzol minden évben és azt dekorálják fel.
Apró dolgok, de ezek hozzák igazán össze a csapatot.
No meg az, hogy te is végre mesélsz magadról „emberi” dolgokat, nem csak az évtervezést és az elért célokat (ami szintén fontos) mutatod be.
Összefoglalva néhány tanács, hogy miként tedd élhetőbbé és élvezetesebbé az év utolsó hónapját vezetőként:
Ismerd el a fáradtságot, az érzéseket és a helyzetet.
- Húzd meg a határokat és csak a nagyon szükséges új feladatokat hozd el, ha amúgy is fullon vannak a kollégáid – hidd el, értékelni fogják!
- Tervezz előre a szabadságok tekintetében, legyen transzparens előre, hogy ki mit vállal.
- Vidd el őket ünnepelni, az is jó, ha a tárgyalóban leültök két órára, ha nagyon-necces ez az egész, akkor még az online összejövés is jobb, mint a semmi.
- Köszönd meg az éves teljesítményüket, akkor is, ha abban hiszel, ez a munkájuk és ezért kapják a fizetésüket. Egy köszönöm néha sokkal többet ér, mint gondolnád.
- Pihenj te is, engedd meg magadnak, hogy a laptopot és a telefont félreteszed az ünnepek alatt és a szeretteiddel igazán ott vagy.
- Ne gondold túl! Hulla fáradtan összeesni a két ünnep között nem kifizetődő. Nem a tökéletesség adja a karácsony varázsát, hanem az apró figyelmességek, kedvesség, közös élmények.
Ha vezetőként most azt érzed, hogy túl sok ez az időszak, teljesen érthető.
Jól jönne egy külső nézőpont arra, hogyan húzd meg jobban a határaidat, szervezd a csapatod terhelését, vagy kezeld a konfliktusokat? Kattints a gombra és beszéljünk egyet egy online kávé mellett!
